Werkorganisatie verbeteren

Deadlines horen erbij. Maar wie zich alleen op de deadlines richt, komt soms aan andere belangrijke taken niet meer toe. Merk je dat je steeds meer tijd kwijt bent aan het zoeken naar nog-niet-opgeruimde documenten? Onderbreek je regelmatig de ene taak omdat een andere taak met hoge prioriteit er tussendoor komt? Heb je tegelijkertijd met je collega’s pieken en dalen of wisselen jullie elkaar af?
Wie de tijd neemt om te analyseren wat er aan de hand is kan met een paar verbeterideeën veel bereiken.

Voor wie

Voor wie na wil gaan of de organisatie van werk handiger kan. Het is slim om dit samen met betrokkenen te bedenken.

Zo pak je het aan

Leidinggevende

• Analyseer de werkplanning. In hoeverre zijn er werkpieken en dalen bij welke medewerkers? Zijn de dalen handiger te benutten om de pieken minder intensief te maken?
• Bespreek in het werkoverleg welke taken de hoogste, hoge en minder prioriteit hebben. Dit kan medewerkers ondersteunen bij het maken van hun keuzes.
• Ga na of de taken anders verdeeld kunnen worden. Maak daarvoor in een matrix een overzicht, benoem wie nu wat doet en wat kan, en benoem wie het gaat leren en in  de toekomst gaat doen. Dit biedt kansen voor minder werkdruk, samen de pieken te lijf gaan én voor de ontwikkeling van medewerkers.
• Benoem gekoppeld aan het ritme van de deadlines een week- en dagstructuur. Het handigste moment voor belangrijke maar minder urgente zaken is vaak na een deadline.
• Bekijk hoeveel tijd er per dag gemiddeld wordt besteed aan onverwachte zaken en verstoringen. Analyseer met elkaar hoe dat komt en wat daaraan te doen is.
• Ga eens na of een ’troubleshooter’ in jullie situatie past. Een troubleshooter richt zich op de onverwachte werkzaamheden, zodat de andere medewerkers zich beter op hun werkzaamheden kunnen concentreren. In een schema kunnen medewerkers afspreken wie wanneer de troubleshooter is, en wie wanneer wordt ‘vrijgespeeld’ om rustig en ongestoord door te kunnen werken.

Medewerker

• Plan in je agenda tijdblokken voor grotere taken. Zo neem je echt tijd voor creatieve en/of belangrijke taken. Geef tijdens deze tijdblokken je telefoon aan een collega of de troubleshooter, zet je e-mail uit en zoek een aparte ruimte waar je rustig kunt werken. Overweeg of thuis werken voor deze grotere taken zinvol en mogelijk is.
• Worden er door anderen afspraken in je agenda gezet waardoor je niet toekomt aan wat je zelf wou doen? Maak dan op tijd afspraken in je agenda voor je tijdblokken ongestoord werken zodat de tijd vrij blijft!
• Vraag aan collega’s hoe zij met hun pieken en dalen omgaan. Ondersteun elkaar zo mogelijk met tips en help elkaar door het werk samen aan te pakken.
• Plan niet meer dan 60% van je tijd in voor werkzaamheden.
• Maak je planning voor de volgende werkdag aan het eind van de dag.
• Help jezelf door losse notities direct te verwerken/opruimen en/of in te plannen

Meer weten

• Op internet en youtube is veel informatie over timemanagement, het stellen van prioriteiten en het verbeteren van de werkorganisatie te vinden.
• Zoek bijvoorbeeld naar wat bij je past via de startpagina voor timemanagement.

Wat levert het op

Door het werk handiger in te plannen en logischer te organiseren kun je aandachtiger werken en worden medewerkers productiever. Medewerkers die minder het gevoel hebben ’te worden geleefd’ en meer invloed op het verloop van hun werkdag hebben ervaren minder werkdruk en meer werkplezier.