Werkgever en werknemer maken samen redelijke afspraken over de balans tussen werken op kantoor en thuis. De cao bepaalt dat ook een passende vergoeding voor thuiswerken of reiskosten deel uitmaakt van die afspraken. Per 1 januari 2025 is het wettelijk mogelijk om een onbelaste thuiswerkvergoeding van € 2,40 per dag toe te kennen voor elke dag dat een werknemer thuiswerkt. Deze vergoeding is bedoeld voor extra kosten zoals verwarming, water, elektriciteit, koffie en toiletpapier. 

Voorwaarden: 

  • Je mag per werkdag óf een reiskostenvergoeding óf een thuiswerkvergoeding geven. Beide tegelijk mag alleen als sprake is van een zakelijke reis (bijvoorbeeld naar een klant) én geen sprake is van een vaste werkplek. 
  • De werkgever is niet verplicht een thuiswerkvergoeding te geven, maar het is inmiddels gangbare praktijk. 
  • De vergoeding moet passen binnen de werkkostenregeling en mag niet boven het onbelaste maximum uitkomen, tenzij het meerdere wordt belast als loon. 

Vaste vergoeding op basis van 128-dagenregeling 
Werkgevers mogen bij structureel thuiswerken kiezen voor een vaste maandelijkse vergoeding, als er vooraf schriftelijk is vastgelegd hoeveel dagen per week een werknemer gemiddeld thuiswerkt. De belastingdienst staat dit toe onder de zogeheten 128-dagenregeling. 

  • Voorbeeld: werkt een werknemer gemiddeld 1 dag per week thuis, dan moet hij dat op ten minste 26 dagen per jaar ook daadwerkelijk doen. De maximale vaste vergoeding in dat geval is: 
    1/5 × 214 werkdagen × € 2,40 = € 102,72 per jaar (oftewel € 8,56 per maand). 

Let op: wijzigt de afgesproken verhouding tussen thuis- en kantoordagen structureel, dan moet de vergoeding worden aangepast. 

Werkkostenregeling (WKR) 
Naast de thuiswerkvergoeding kan de werkgever onbelast vergoedingen of voorzieningen geven voor bijvoorbeeld: 

  • een goede bureaustoel of bureau; 
  • een laptop of beeldscherm; 
  • andere digitale hulpmiddelen. 

Dit gebeurt via de werkkostenregeling (WKR) binnen de daarvoor geldende gerichte vrijstellingen of uit de vrije ruimte. 

Cao-afspraken
De cao bepaalt dat afspraken over thuiswerken en thuiswerkvergoeding in redelijkheid worden gemaakt, met wederzijdse instemming. Afspraken kunnen ook gaan over combinatievormen of wijziging van thuiswerkdagen gedurende het jaar. Zie cao-artikel 27.