Terugblik en samenvatting netwerkbijeenkomst

Bijeenkomst: wie en wanneer 

Datum: 15-1-2024 te Amsterdam
Aanwezig: 12 bureaus, 15 personen 
Grootte bureaus: van 12 tot 200 personen 

Introductie door SFA | Kirsten Soester 

Kirsten trapte de bijeenkomst af met een kennismakingsronde en introductie van het onderwerp.
Zowel uit de MDIEU*-sectoranalyse als tijdens de regiobijeenkomsten die SFA in 2023 organiseerde, blijkt de gesprekscyclus te veel te worden gezien als een verplicht onderdeel. Bureaus zoeken naar een nieuwe aanpak waarbij werknemers meer de regie (kunnen) nemen. En er bestaat behoefte aan gespreksformulieren en praktische ondersteuning rond de gesprekscyclus: stappenplan, template gespreksuitnodiging etc. ​

Kirsten beschrijft kort wat er op de website van SFA al is: formulieren voor de gesprekscyclus (incl. voorbeeld e-mailteksten), een samenvatting wat de cao zegt over de gesprekscyclus. 
Kirsten sluit de introductie af met de constatering dat er globaal twee typen digitale tools zijn voor de gesprekscyclus van diverse aanbieders:   

1. Tools die reeds beschikbaar zijn in het bestaande (administratie) systeem (waarvan AFAS er een is); 
2. Volledig losstaande tools.  

In de presentatie over de aanpak van Groosman architecten gaat Wilko van der Willigen in op het eerste type en vertelt hij over het gebruik van AFAS in combinatie met de gesprekscyclus.  

Presentatie Wilko van der Willigen | Groosman Architecten

Wilko begint met te vertellen dat de aanpak in AFAS is ontstaan uit onvrede over de oude aanpak, die door werknemers erg demotiverend werd ervaren. Sinds circa acht jaar is Groosman de aanpak in AFAS aan het integreren en aan het verbeteren. De gesprekscyclus van Groosman Architecten ziet er als volgt uit: 

1. POP gesprek 

• 1 keer per jaar in januari;
• Duurt circa 15 minuten; 
• Medewerker heeft zelf de regie; 
• Vanuit AFAS wordt een POP-formulier beschikbaar gesteld, dit formulier wordt online beschikbaar gesteld binnen de omgeving en kan ook online ingevuld worden;
• De medewerker ontvangt een automatische uitnodiging middels een workflow om dit formulier in te vullen;  
• Dit formulier wordt vastgelegd in het dossier.

2. Ik en Groosman gesprek 

• 1 keer per jaar in de periode van augustus t/m november; 
• Duurt 1 à 2 uur; 
• Input komt via een workflow in AFAS, in het dossier zijn verslagen van voorgaande jaren te vinden; 
• Omschrijving IJkfunctie vanuit de cao wordt hiervoor gebruikt; 
• Verslag wordt gemaakt in AFAS; 
• Digitale afhandeling (controle en accordering) vindt plaats in AFAS;
• Headlines worden teruggekoppeld aan het bestuur (los van AFAS).

3. Eindejaar gesprek 

• 1 keer per jaar in december; 
• Duurt 10 minuten; 
• Terugkoppeling van beoordeling en prestatie medewerker; 
• Voorbereiding en registratie los van AFAS; 
• Eindejaarsbrief met bevestiging wordt wel vanuit AFAS-workflow gemaild. 

Tijdens en na de presentatie van Groosman architecten komt het gesprek op gang. Vragen die tijdens deze gesprekken met elkaar beantwoord worden zijn de volgende: 

• Hoe creëer je een open feedbackcultuur? 
• Welke systemen gebruik je? 
• Zou je een systeem voor gesprekscyclus willen hebben en zo ja binnen de bestaande omgeving of liever losstaand? 
• Hoe wordt omgegaan met ontwikkeluren en ontwikkeling? 
• Hoe leg je de gesprekscyclus vast als je dit niet binnen een systeem doet? 
• Hoe vaak ga je in gesprek? 
• Wie voert de gesprekken?

Wilko van der Willigen van Groosman geeft aan dat je het samen moet doen. De verantwoordelijkheid en regie ligt wel deels maar niet alleen bij de werknemer. Hij noemt bijvoorbeeld bij hen dat ook aanbod vanuit de werkgever is zoals bijvoorbeeld platforms voor associates en projectleiders die als groepjes optrekken. 

Na de rondvraag verplaatsen wij ons voor het diner  

Tijdens dit diner wordt er gesproken over hoe met de gesprekscyclus wordt omgegaan binnen de bureaus. Hoe omgegaan wordt met ontwikkelen, BEP en PEP. En welke systemen er gebruikt worden.  

Overall zijn de reacties op de netwerkbijeenkomst positief, de bijeenkomst wordt beoordeeld met een 7,8.  

*Deze SFA-activiteit in het kader van MDIEU (Maatwerk Duurzame Inzetbaarheid en eerder Uittreden)
is mede mogelijk gemaakt door het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

Leerzame en leuke netwerkbijeenkomst Online tools voor de gesprekscyclus

Wat was het een leerzame en leuke netwerkbijeenkomst gisteren, met een smakelijke en gezellige napraat. Dank vooral aan Wilko van der Willigen, voor zijn presentatie over de (online) aanpak gesprekscyclus bij Groosman architecten. Daarnaast veel dank aan alle deelnemers voor het delen van proces en tools. Door jullie open opstelling en actieve deelname kijken we met voldoening terug op een zeer geslaagde bijeenkomst op deze blauwe (soms witte) maandag!

In de eerstvolgende MDIEU*-nieuwsbrief over duurzaam werken zullen we een kort verslag van de bijeenkomst opnemen. Wil je dit ook lezen, geef je dan op voor de nieuwsbrief!

*SFA voert tot augustus 2024 het subsidieproject MDIEU uit. MDIEU staat voor Maatwerk Duurzame Inzetbaarheid en Eerder Uittreden. Als onderdeel van dit project verstuurt SFA een aantal “MDIEU”-nieuwsbrieven, met thema’s op het gebied van duurzame inzetbaarheid. Als je je opgeeft voor de nieuwsbrief ontvang je zowel de reguliere SFA-nieuwsbrief als de MDIEU-themanieuwsbrieven. De MDIEU-nieuwsbrieven stoppen vanzelf na augustus 2024. 

Start het nieuwe jaar goed!

Tijdens de regionale bijeenkomsten is de behoefte naar praktische ondersteuning rondom de gesprekscyclus naar voren gekomen. Daarom staat op maandag 15 januari 2024 de kracht van (online) tools voor een optimale gesprekscyclus centraal, wat kunnen (online) tools jou brengen in de ondersteuning van de gesprekscyclus? Architectenbureau Groosman deelt hun tool en werkwijze. Daarnaast is er de ruimte om onderling kennis uit te wisselen. Wat werkt er binnen jouw bureau wel of juist helemaal niet?

Kom jij ook? Je bent van harte welkom om aan te sluiten, jouw ervaring en kennis te delen, je vragen te stellen. Vanwege de aard van de bijeenkomst is het niet mogelijk om online deel te nemen. 

We zien je graag op maandag 15 januari 2024, van 16 tot 18 uur bij ASRE, Jollemanhof 5 Amsterdam. Dat is vlak bij het Centraal Station. Wij zorgen voor een warme kop soep en een lekker broodje.  

Meld je aan door een mailtje te sturen naar info@sfa-architecten.nl. We vernemen graag hoeveel personen van jullie bureau komen, geef ons daarbij ajb ook de naam en functie door.
NB: Heb je zelf een (goede of slechte) ervaring met een bepaalde tool of applicatie die je wilt delen? Geef dat ajb bij je aanmelding dan ook aan.

SFA-magazine The Human Factor is uit!

Wat hebben de MDIEU-regiobijeenkomsten opgeleverd?

In maart en april heeft SFA bijeenkomsten over duurzame inzetbaarheid georganiseerd in Rotterdam, Eindhoven, Arnhem en Zwolle. Daar hebben we ervaringen uitgewisseld en veel input opgehaald. In dit bericht geven we je een update van de vervolgstappen.

SFA bedankt iedereen voor hun komst, tijd en inbreng! Wij vonden het erg waardevolle, maar ook gezellige bijeenkomsten. Kon je niet aanwezig zijn bij de regionale bijeenkomsten maar wil je wel input leveren, mail dan rechtstreeks naar SFA-collega Teske Sowerbutts (tsowerbutts@sfa-architecten.nl).  

Achtergrondinformatie 

In 2022 heeft SFA een sectoranalyse uit laten voeren, waarin verschillende opgaven rondom duurzame inzetbaarheid binnen de architectenbranche naar voren kwamen (zie het rapport sectoranalyse architecten). De behoefte naar ondersteuning bij de gesprekscyclus leefde onder meerdere bureaus. Momenteel gebruiken bureaus verschillende structuren en werkwijzen als het gaat om de gesprekscyclus. Hier steken bureaus veel tijd en energie in, terwijl projecten door blijven lopen en de werkdruk hoog ligt. SFA heeft daarom dit onderdeel opgenomen in het activiteitenplan van de SZW-regeling “Maatwerk Duurzame Inzetbaarheid” (MDIEU), naast andere activiteiten die de duurzame ontwikkeling van werknemers, werkgevers en zzp’ers in de branche streven te bevorderen (zie het activiteitenplan MDIEU).  

Input vanuit de branche 

Bij de regionale MDIEU-bijeenkomsten zijn verschillende thema’s besproken en dat heeft SFA veel input opgeleverd. De aanwezige bureaus wisselden met enthousiasme hun ervaringen uit, vertelden over de systematiek binnen hun bureaus en we bespraken ook uitdagingen. Zo staan de bureaus voor een hoge werkdruk, is het lastig om op een structurele wijze de gesprekken te voeren (en op te volgen), is er behoefte aan ondersteuning bij de invulling van (ontwikkel, beoordeling- en functionering)gesprekken, feedbackmethodes en andere tools die ontwikkeling kunnen stimuleren.  

De input van de deelnemers is samengevat in concrete aandachtspunten, gevraagd advies en praktische behoefte aan ondersteuningsmiddelen: 

Aandacht voor: 

• • Het continue gesprek: hoe blijf je voldoende begeleiding bieden, ook als alles goed lijkt te gaan? 
  • Onderlinge feedback en de rol van de werkgever hierin 
  • Vaste en losse gespreksvormen: tips & tricks 
  • Mentale werkdruk.

Advies over: 

• • Belonen en motiveren van jonge medewerkers vs oudere medewerkers 
  • Hoe besteed je aandacht aan werkplezier? 
  • Het goed hanteren van privacyregels (AVG) in relatie tot het bespreken en vastleggen van de gesprekscyclus.

Behoefte aan: 

• • Gespreksformulieren 
  • Praktische ondersteuning rond de gesprekscyclus: stappenplan, template gespreksuitnodiging etc. 
  • Een tool om persoonlijke feedback te registreren 
  • Een instructiedocument voor het voeren van gesprekken: grote lijnen van het gesprek, rol/gespreksvorm, gespreksonderwerpen 
  • Praktische handvaten voor het brede onderwerp Duurzame Inzetbaarheid 
  • Uitleg naar werkgevers en werknemers over specifieke cao-aspecten waaronder de ontwikkeluren 
  • Trainingen in gesprekstechnieken. 

Wat gaat SFA doen? 

Het ontwikkelen en inrichten van een gesprekscyclus kan een tijdrovende klus zijn. Daarnaast is er niet één methode die bij elk bureau even goed past. Om ondersteuning te bieden, gaat SFA materialen ontwikkelen die het proces rond de gesprekscyclus vergemakkelijken. Denk hierbij aan templates voor gespreksonderwerpen en gespreksverslagen, feedbackmethodes, informatiedocumenten, praktijkverhalen en tips/tricks. Bureaus zijn hierin vrij om te kiezen wat bij hun het beste past. Via de SFA-nieuwsbrieven en hier op de website zullen bepaalde onderwerpen verder uitgelicht worden.   

Waarom een gesprekscyclus? 

“Ik word ook blij van een goed gesprek.” 

Naast dat de gesprekscyclus formeel het moment is voor werknemers en werkgevers om tot heldere werkafspraken te komen en deze afspraken te evalueren, heeft de gesprekscyclus meer te bieden. Bij de regionale bijeenkomsten werden deelnemers gevraagd wat zij binnen hun bureaus wilden bereiken met de gesprekken. Hierop kregen we mooie antwoorden, waaronder het signaleren van ambities en het stimuleren van ontwikkeling, het bieden van aandacht, het op de hoogte blijven van wat er in de werk-en privésferen speelt, het (indien nodig) bevorderen van de werkplezier, het bereiken van een goede werkgever-werknemer relatie, het creëren van een open gespreks/feedback-cultuur en nog veel meer.  

Mooie praktijkverhalen 

Bureaus konden al mooie initiatieven delen die bijdragen aan hun gesprekscyclus. Zo deden bureaus aan tussentijdse feedbackmomenten (volgens de projectfases), informele koffierondjes/wandelrondjes, buddysystemen en ambitiegesprekken. 

“Ontwikkeling medewerkers = ontwikkeling bureau,  

ontevreden medewerkers = ontevreden bureau.”  

Nog een aantal handige tips:

Vergeet niet je ontwikkeluren van dit jaar te besteden 

Hoewel het nog maar juni is, voelen we de zomerkriebels al en staat de zomer voor de deur. De tijd gaat sneller dan je denkt, dus vergeet niet je ontwikkeluren van dit jaar te gebruiken. Bij voltijd dienstverband (40 uur per week) heb je als werknemer recht op 35 ontwikkeluren per kalenderjaar (die vervallen dus op 31 december). Voor meer informatie over de ontwikkeluren, zie cao-artikel 32 of lees de nieuwsbrief.  

Wat zegt de cao over de gesprekscyclus? – een handige samenvatting 

Wat zegt de cao over de gesprekscyclus? Op diverse plekken wordt hier in de cao aandacht aan besteed. In het onderstaande document is de informatie verzameld, en zijn linkjes opgenomen naar de relevante cao-artikelen en cao-bijlagen: wat zegt de cao over de gesprekscyclus?

SFA-regiobijeenkomsten over duurzame inzetbaarheid leveren waardevolle informatie op  

“Goede gesprekken en veel kennisuitwisseling”  

SFA is bezig HR-tools te ontwikkelen om de branche te ondersteunen en neemt de ervaringen en wensen van architecten daarin mee. Waar loop je in de praktijk tegenaan en op welke manier kan SFA hierin ondersteunen? De regiobijeenkomsten hebben hierover veel aandachtspunten opgeleverd. Kon je hier niet bij aanwezig zijn maar wil je wel input leveren, mail dan rechtstreeks naar SFA-collega Teske Sowerbutts (tsowerbutts@sfa-architecten.nl). 

Marianne Berenschot, directeur van SFA-architecten: “De regiobijeenkomsten in Rotterdam, Eindhoven, Arnhem en Zwolle waren stuk voor stuk interessant. Met de deelnemers hebben we goede gesprekken gevoerd en ook onderling werd veel met elkaar gedeeld en uitgewisseld.  

We hebben informatie opgehaald over de manier waarop architectenbureaus de gespreksvoering hebben ingericht en welke tools hiervoor worden ingezet. Maar het heeft ook inzicht opgeleverd in thema’s als werkplezier maar ook werkdruk en hoe bijvoorbeeld jonge afgestudeerde architecten worden begeleid en welke aandacht er is voor medewerkers die juist al jaren bij een bureau werken. 

We hebben steeds de vraag gesteld waar deelnemers in de praktijk tegenaan lopen en hoe wij daar vanuit SFA in kunnen ondersteunen. Het leverde zinvolle gesprekken op, ook tussen de deelnemers onderling!”  

Stel jezelf de vraag… 

Tijdens de bijeenkomsten kwam een aantal essentiële vragen voorbij. We lichten er graag een paar voor je uit: stel jezelf de vraag! Wanneer is voor jou als medewerker een gesprek geslaagd: waarover wordt dan gesproken en met wie? De vervolgvraag die daarbij hoort is: Wat is de reden dat jij voor het architectenbureau werkt en wil blijven werken en op welke wijze kunnen gesprekken hieraan bijdragen? En voor werkgevers de “waarom-doen-we-het-eigenlijk-vraag”: Wat is de reden dat wij gesprekken voeren met onze medewerkers en wat willen we binnen ons bureau bereiken met de gesprekken?  

Wat zegt de cao?

Op grond van de cao ben je verplicht een jaarlijkse gesprekscyclus te voeren en aandacht te besteden aan ontwikkeling: jezelf blijven ontwikkelen is steeds belangrijker om je werkzaamheden als architect te kunnen blijven uitoefenen. Dat geldt zowel voor werkgevers als voor werknemers en freelancers. Maar hoe doe je dat naast je dagelijkse werkzaamheden met deadlines en een hoge werkdruk? 

Ontwikkeluren

Tijdens de bijeenkomsten bleek dat niet iedereen op de hoogte was van de ontwikkeluren in de cao. Dat is jammer, want deze zijn juist bedoeld als steuntje in de rug voor werknemers om ook zelf na te denken over hun ontwikkeling. Deze uren zijn van de werknemer en zijn bestemd voor loopbaangerichte ontwikkeling. Bij voltijd dienstverband (40 uur per week) heeft een werknemer recht op 35 ontwikkeluren per kalenderjaar (cao-artikel 32). Bij deeltijd dienstverband is het aantal ontwikkeluren naar rato.  

Jacco van den Berg: “Focus op sterke punten van werknemers” 

Jacco van den Berg van Van den Berg Training & Advies en auteur van het boek Het Prestatiemenu nam tijdens de bijeenkomsten de deelnemers mee in de ontwikkelingen van gesprekken voerend Nederland. Er werden levendige gesprekken gevoerd over het stimuleren van medewerkers en hoe je er als medewerker voor zorgt dat je zelf blijft ontwikkelen. 

Het advies van Jacco van den Berg aan werkgevers: “focus op de sterke punten van je werknemers”. En richting werknemers zegt Van den Berg: “presteren en leren is een continu proces.”

Klik hier om het artikel ‘Talent: haal alles eruit wat erin zit” te lezen. 

NB: na het verschijnen van deze nieuwsbrief is onder Tools/Ontwikkeling een handige samenvatting opgenomen ‘Wat zegt de cao over de gesprekscylus‘

SFA organiseert regiobijeenkomsten over de ontwikkeling van een gesprekscyclus 

Op grond van de cao ben je verplicht een jaarlijkse gesprekscyclus te voeren en aandacht te besteden aan ontwikkeling: jezelf blijven ontwikkelen is steeds belangrijker om je werkzaamheden als architect te kunnen blijven uitoefenen. Dat geldt zowel voor werkgevers als voor werknemers en zzp’ers. Maar hoe doe je dat naast je dagelijkse werkzaamheden met deadlines en een hoge werkdruk? 

SFA is bezig HR-tools te ontwikkelen om de branche daarbij te ondersteunen en wil ervaringen van architecten daarin meenemen: waar loop je in de praktijk tegenaan en op welke manier kan SFA hierin ondersteunen. SFA nodigt je uit om deel te nemen aan een van de regiobijeenkomsten die in maart en april  worden organiseren. In de nieuwsbrief van 16 februari lees je meer over de bijeenkomsten. 

Aanmelden 

De eerste bijeenkomst vindt plaats in Rotterdam op donderdag 9 maart. Daarna volgen bijeenkomsten in Groningen (16 maart), Eindhoven (23 maart), Arnhem (29 maart) en Zwolle (6 april). Het programma is van 16.30 uur tot circa 19.00 uur. Je kunt je aanmelden door een mail te sturen naar info@sfa-architecten.nl. Het aantal plekken per locatie is beperkt dus geef je zo snel mogelijk op. Je ontvangt binnen 3 werkdagen een bevestiging met aanvullende informatie. 

SFA-nieuwsbrief ontvangen?

Wil je de SFA-nieuwsbrieven ook ontvangen, meld je dan aan via deze link. 

MDIEU NIEUWSBRIEF 1: VAKANTIEVERLOF

Samenvattend:

Deel deze nieuwsbrief met je collega(‘s)! Deze SFA-nieuwsbrief in het kader van het subsidieproject MDIEU wordt mede mogelijk gemaakt door het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.   MDIEU staat voor Maatwerk Duurzame Inzetbaarheid en Eerder Uittreden.   SFA | Stichting Fonds Architectenbureaus  informeert en helpt werkgevers en werknemers van architectenbureaus bij  vragen over de cao/arbeidsvoorwaarden, -markt en -omstandigheden. helpdesk: info@sfa-architecten.nl | website: www.sfa-architecten.nl   SFA voert tot augustus 2024 het subsidieproject MDIEU uit. Onderdeel is deze MDIEU-nieuwsbrief met thema’s op het gebied van duurzame inzetbaarheid. Toezending hiervan stopt vanzelf in augustus 2024.  SFA is in 1981 opgericht door BNA en vakbonden FNV, CNV en De Unie.

Werk jij mee aan onze sectoranalyse?

Oproep aan werkgevers, werknemers en zzp’ers in de architectenbranche

Goed nieuws! SFA heeft namens cao-partijen subsidie binnengehaald voor een sectoranalyse in de branche. Daar zijn we blij mee want met dat geld hebben we extern bureau CAOP kunnen inschakelen, om voor ons de sectoranalyse uit te voeren.
Het ministerie van SZW heeft de subsidie verleend omdat zij het belangrijk vindt dat zoveel mogelijk mensen gezond kunnen werken tot hun pensioen, ook in onze branche. In de sectoranalyse ligt de nadruk op het verwerven van informatie. De mogelijkheid bestaat om na de sectoranalyse te komen tot een activiteitenplan met maatregelen gericht op het structureel verankeren van de aandacht voor duurzame inzetbaarheid en ontwikkeling.

Praat mee over jullie duurzame inzetbaarheid en ontwikkeling!

Het onderzoek dat SFA nu laat uitvoeren gaat over de duurzame inzetbaarheid en ontwikkeling van werkenden in de branche en heeft als doel dat iedereen zoveel mogelijk gezond, competent en met plezier kan werken tot aan het pensioen. Wij zijn daarom op zoek naar werkgevers, werknemers en zzp’ers, die hun ervaringen willen delen. Wij hopen op jullie medewerking! 

Wil je deelnemen? Stuur een e-mail met je naam, functie, telefoonnummer en naam van je bureau naar: info@sfa-architecten.nl. 

Na aanmelding worden de gesprekken in overleg gepland op een tijdstip dat jou uitkomt.
Vanwege de doorlooptijd van het onderzoek vinden de gesprekken uiterlijk in januari 2022 plaats. Meld je daarom snel aan. 

Wat zijn de onderzoeksvragen?

Doel is jullie ervaringen met en verwachtingen over duurzame inzetbaarheid en ontwikkeling in kaart te brengen. Centraal in het onderzoek staat ook de vraag hoe de ontwikkeling kan worden bevorderd en hoe bijvoorbeeld de gesprekscyclus georganiseerd kan worden. Met de inzichten kan SFA bureaus beter ondersteunen op het gebied van HR en bij de ontwikkeling van een leercultuur.
Het onderzoek wordt uitgevoerd door CAOP, een onderzoeks- en adviesbureau gespecialiseerd in arbeids(markt)vraagstukken en duurzame inzetbaarheid.
 

Wat houdt meedoen in voor werkgevers?

Binnen de sectoranalyse worden er interviews afgenomen met werkgevers van verschillende architectenbureaus, er wordt een goede representatieve groep gezocht. Deze gesprekken met werkgevers vinden digitaal plaats via Teams, ze duren circa 45 minuten.

Verzoek doorsturen oproep aan werknemers en zzp-ers

Ook de ervaringen van werknemers en zzp’ers over hun duurzame inzetbaarheid en ontwikkelmogelijkheden zijn belangrijk voor dit onderzoek. Met hen worden daarom apart gesprekken georganiseerd. Deel deze nieuwsbrief daarom ajb met je werknemers of collega’s. Aanmelden kan door een mail te sturen aan SFA (zie hierboven). 

Meer weten vóór deelname?

Mocht je voordat je jezelf opgeeft meer willen weten, mail je vraag dan naar SFA. Geef ook hier je naam, naam van je bureau, functie en telefoonnummer op en we proberen je vraag per e-mail of telefoon te beantwoorden.