Nieuwsbrief over reiskosten, thuiswerken (vergoeding en overeenkomst)

26-11-2020

Architectenbureaus waren nooit zo happig op thuiswerken, ontwerpen is een team- en contactsport. Corona heeft dat denken in korte tijd veranderd. Nu op veel bureaus is gebleken dat thuiswerken – en ja er zijn uiteraard ongemakken – verrassend meevalt qua productie en overleg, is een structurele combinatie van werken op het bureau en thuis realiteit aan het worden. Dat heeft ook gevolgen voor de onkostenvergoedingen.

Beperking onbelaste reiskostenvergoeding
Vanaf 1 januari 2021 mogen werknemers voor de dagen dat ze thuiswerken geen vaste onbelaste reiskostenvergoeding meer ontvangen als niet aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Dat geldt zowel voor reizen per auto als openbaar vervoer. De fiscus heeft tot nu toe -gegeven de omstandigheden – even weggekeken, maar dat stopt dus. Een onbelaste vaste vergoeding blijft wel mogelijk als aangetoond kan worden dat werknemer minimaal 36 weken of 128 dagen per jaar naar de vaste werkplek reist. Bij minder woonwerk-verkeer dan 36 weken of 128 dagen per jaar geldt: onbelast vergoeden mag op basis van geadministreerde, gereisde dagen.
Werkgever kan ook een thuiswerkvergoeding geven. Het Nibud heeft daar een berekening voor gemaakt die uitkomt op €2,- per thuiswerkdag, zie de nieuwsbrief hierover.
Al met al extra administratieve werkzaamheden.
 

In de toekomst: integrale vergoeding?
De Algemene Werkgeversvereniging VNO-NCW (AWVN) pleit voor een ’waarjewerkt-budget’. Daarmee kunnen medewerkers hun eigen vervoermiddelen- en thuiswerkmix maken. Om dat te realiseren is nodig dat de overheid zo’n budget fiscaal ondersteunt. Dat is nog niet het geval.
De architectencao zegt er tot nu toe niets over. Daar is indertijd over nagedacht, maar niet alles hoeft tot in detail in de cao uitgewerkt te worden als er wettelijke regelingen zijn, die op zich al duidelijk zijn.  De vraag is of dat met zo’n integraal budget waarin keuzes kunnen worden gemaakt moet blijven of dat er een cao-bepaling over wordt gemaakt. Cao-partijen zullen zich er over buigen bij de komende cao-onderhandelingen. De onderhandelingen starten binnenkort voor de volgende cao, ingangsdatum 1 maart 2021.
 

Nieuw voor gesprek en afspraken: de thuiswerkovereenkomst
Als medewerkers structureel gaan thuiswerken is het nuttig om de bestaande afspraken over werk eens goed met elkaar door te nemen of – als dat nog niet is gebeurd –  dat te doen. Liefst met een integrale benadering, want er ontstaan twee volstrekt verschillende werkomgevingen, bureau en thuis. Niet iedereen heeft een afgescheiden werkkamer. 
Vragen die met elkaar beantwoord moeten worden zijn: hoe zit het met de bereikbaarheid en privacy, is de werkplek arbo-proof, hoe wordt het leidinggeven georganiseerd, hoe wordt eigen verantwoordelijkheid genomen, is de computer in orde en voldoende beveiligd, welke vergoedingen worden afgesproken, hoe zit het met de bedrijfseigendommen, welke schade kan ontstaan, hoe is de aansprakelijkheid geregeld, hoe ga je om met veranderende omstandigheden en “last but not least”: hoe is de medezeggenschap er bij betrokken.

Het onderwerp is nog steeds relatief nieuw, nog niet geworteld, ook niet in de rechtspraak qua rechten en plichten van werkgever en werknemer. We verzamelen informatie en doen daar verslag van op onze website. Als tool voor dit gesprek heeft SFA een voorbeeld thuiswerkovereenkomst met toelichting gemaakt en op de site geplaatst.
 

Neem bij vragen contact op
De HR-component is het belangrijkst: wat is er allemaal nodig om optimaal thuis te kunnen werken, wat is ieders rol, wat is er veranderd et cetera. Nieuwe omstandigheden vragen om begrip van twee kanten. Schroom niet te bellen of mailen, we informeren en denken graag mee. Mail naar info@sfa-architecten.nl of bel Huub de Graaff 06 53803540.

 
 
Overige berichten:
 

Let op: tot 1 januari verhoogde vrije ruimte werkkostenregeling
Via de vrije ruimte van de werkkostenregeling kunnen werkgevers vergoedingen en verstrekkingen aan hun werknemers geven zonder dat deze belast worden. Tijdelijk, in 2020, is de vrije ruimte verhoogd naar 3% voor de eerste € 400.000 van de loonsom per werkgever. Werkgevers kunnen zelf bepalen waaraan en óf zij de vrije ruimte willen besteden. Wanneer er ruimte is in de werkkostenregeling kan op verzoek van de medezeggenschap/personeelsvertegenwoordiging of met elkaar een extra doel worden afgesproken.
Hoewel de vergoedingen en verstrekkingen vanuit de vrije ruimte onbelast zijn, moeten werkgevers uiteraard wel kosten maken om deze vergoedingen en verstrekkingen te bekostigen. Die extra vrije ruimte voor onbelaste vergoedingen kan gebruikt worden om kosten van thuiswerk te vergoeden en ook voor attenties van werkgever in de sfeer van een kerstpakket, flesje wijn, cadeaubon.
Lees ook de FAQ Thuiswerkvergoeding, onbelast tot.
 
 

TVL aanvraag loket is nu geopend
In onze vorige nieuwsbrief over de aanpassingen in het 3e steunpakket is al verteld dat de tegemoetkoming vaste lasten (TVL) voor kwartaal 4 in 2020 óók mogelijk is voor architectenbureaus. Het is nu mogelijk om indien nodig een aanvraag voor TVL in te dienen. 
 

Collegiale in- en uitleen?
Tot slot: vergeet niet dat SFA ondersteunt bij collegiale in- en uitleen tussen architectenbureaus. Op onze website kan vraag en aanbod elkaar vinden, je vindt er verder zowel een aanmeldformulier als een voorbeeld overeenkomst om voor collegiale in- en uitleen te gebruiken.