Handreikingen voor gezond en veilig werken

SFA verzamelt hier hulpmiddelen en handreikingen hoe architectenbureaus een veilige en gezonde werkomgeving kunnen organiseren. 

1. Corona vragenlijst (pdf)
Vooruitlopend op een volledige en getoetste corona/pandemie-module binnen hét branche-instrument voor  gezond en veilig werken, de RI&E Architecten, heeft SFA hier alvast een compacte corona-vragenlijst geplaatst. Met het doorlopen van de vragen kan jullie bureau zien welke maatregelen moeten worden genomen en welke zaken moeten worden vastgelegd.

2. SER: handreiking Covid-19 (link)
Het coronavirus plaatst werkgevers en werknemers voor de opgave om extra maatregelen te nemen voor gezond en veilig werken. Werkgeversorganisaties VNO-NCW en MKB Nederland en vakcentrales FNV en CNV hebben gezamenlijk vanuit het SER-Arboplatform en de Stichting van de Arbeid een handreiking ontwikkeld om bedrijven daarbij te helpen. Bedrijven kunnen maatregelen uit de handreiking overnemen om het risico op besmetting met het coronavirus binnen hun bedrijven tegen te gaan.
Op de SER-website vind je de eerste versie van de handreiking, bepaalde onderdelen zullen nog verder worden geconcretiseerd. 

3. WHO: Instructie handen wassen (pdf)
Handen schoonmaken of wassen geldt als een basale maar belangrijke hygiëneregel.  Bovenstaande visuele instructie van de wereld gezondheidsorganisatie WHO kun je printen en in je bureau ophangen, als reminder voor het geregeld en op de juiste manier handen wassen.

4. NEN normen coronaproof kantoor (gratis)
Normeringsinstituut NEN heeft gratis te downloaden normen gepubliceerd voor de inrichting van werkplekken die coronaproof zijn. Het navolgen van deze tijdelijke ‘NEN-spec Ergonomie’ is niet verplicht. Voorlopig is hij zes maanden geldig en het NEN stelt hem te zullen actualiseren als er nieuwe inzichten of ontwikkelingen zijn. 

Noodpakket en NOW 2.0

Het corona noodpakket – en daarbinnen de NOW – wordt voorgezet. 
In deze visual over de NOW 2.0 wordt de verlengde maatregel samengevat. 

Vrijdag 5 juni heeft SFA een nieuwsbrief over de NOW 2.0 gestuurd.
Na de definitieve behandeling in de Tweede Kamer is vrijdag 26 juni een 2e nieuwsbrief over NOW 2.0 gestuurd. 

 

Vakantieverlof? Feestdagen?

Hoe kunnen werkgever en werknemers omgaan met verlof in deze maanden? De regels zijn niet veranderd, de omstandigheden wel. Werkgever en werknemers kunnen daar verschillend naar kijken. Belangrijkste uitgangspunt is dat in onduidelijke situaties redelijkheid en billijkheid de basis vormen om er samen uit te komen. In deze ‘terra incognita’ is het samen -digitaal- om de tafel gaan essentieel. 
Mogelijkheden en gespreksonderwerpen zijn geschetst in de nieuwsbrief verlof tijdens de coronacrisis

Wat betreft feestdagen als Koningsdag en 5 mei geldt: ook al is er geen georganiseerd feest of evenement, deze dagen zijn in de cao vastgelegd als vrije dagen met salarisdoorbetaling. Dus geen feest, wel vrij. 
Zie voor een volledig overzicht de FAQ wat zijn in 2020 de betaalde feestdagen?

 

NOW: procedure UWV en voorbeeld berekening

Procedure: aanvraag bij UWV
Voor de aanvraag ga je naar de UWV-website

UWV heeft het loket voor NOW 1.0 inmiddels gesloten. Een aanvraag voor NOW 2.0 kan worden ingediend vanaf 6 juli, uiterlijk tot en met 31 augustus 2020.

Voorbeeld subsidieberekening
Je vindt op de UWV-site een uitleg van de subsidieberekening voor NOW 2.0.

Voorschot
UWV verstrekt op basis van de aanvraag een voorschot van in elk geval 80% van het aangevraagde bedrag. Het kan na aanvraag nog twee tot vier weken duren voordat een werkgever het voorschot van 80% binnen heeft. 

Bij NOW 2.0 geldt een periode van vier maanden en wordt in twee keer uitbetaald: de eerste tegemoetkoming is de eerste twee maanden. Twee maanden na de betaling van de eerste tegemoetkoming volgt de tegemoetkoming voor de andere twee maanden.

Toekenning / nacalculatie
Voor zowel NOW 1.0 als 2.0 geldt: achteraf wordt vastgesteld wat het daadwerkelijke omzetverlies is geweest. Voor grote aanvragen is hierbij een accountantsverklaring vereist. (‘Groot’ is volgens de UWV-website: bij een voorschot van €100.000 of meer en bij een definitieve tegemoetkoming van €125.000 of meer.) 
De definitieve tegemoetkoming wordt dus achteraf vastgesteld. Daarbij kan sprake zijn van een nabetaling of terugvordering.

NOW = subsidie loonsom, voor wie en wat valt eronder?

NOW: wie valt eronder en wie niet?
De ondersteuning betreft een subsidie voor de loonkosten van de werknemers die in dienst zijn bij een werkgever en die verplicht verzekerd zijn voor de werknemersverzekeringen.
Het geldt ook voor werknemers met een flexibel contract (waaronder ook oproepkrachten voor wie geen loondoorbetalingsplicht geldt).
Een eventuele fictieve dienstbetrekking valt er ook onder (een zzp’er die als werknemer te beschouwen valt, als er geen echte opdrachtovereenkomst is conform artikel 18 cao).

Niet-verzekerde en vrijwillig verzekerde DGA’s vallen niet binnen de regeling. Voor directeuren van BV’s (géén DGA’s) geldt de NOW wel als ze onder de werknemersverzekeringen vallen en voor hen premie wordt ingehouden op het loon. 

Voor meer informatie: UWV-website: voor welke werknemers vraag ik NOW aan?

Welk loon telt?
De ‘loonsom’ betreft alle lonen per LH-nummer, minus werkgeversbetalingen (uitkeringen UWV via werkgever) en minus de gericht vrijgestelde kosten zoals dat heet (denk aan reis- en studiekosten). Je accountant kan het begrip ‘loonsom’ zoals gehanteerd in de NOW uitleggen.

Basis voor de loonsomberekening NOW 1.0 is januari 2020. Bij NOW 2.0 is de basis voor de loonsom berekening maart 2020.
Op de loonsom geldt bij NOW 1.0 een toeslag van 30% (bedoeld voor de opbouw van vakantiegeld, pensioen en voor werkgeverspremies).  Bij NOW 2.0 is de toeslag verhoogd naar 40%.

Zie de UWV-website voor meer informatie over loon en verschillen NOW 1.0 en 2.0

 

Hoe zit het met noodmaatregel NOW, wat zijn de voorwaarden?

NOW staat voor Noodmaatregel Overbrugging ten behoeve van behoud van Werkgelegenheid. Het doel is dus voorkomen c.q. beperken van ontslag, door middel van een tegemoetkoming in de loonkosten.

NOW 1.0 en 2.0
In april is een eerste keer deze noodmaatregel NOW ter beschikking gesteld, inmiddels bekend als NOW 1.0. De NOW verving toen de maatregel werktijdverkorting. NOW 1.0 is per 6 juni afgesloten. In mei werd bekend dat er een volgend noodpakket komt, met als onderdeel ook NOW 2.0.
NOW 2.0 kan vanaf 6 juli worden aangevraagd, uiterlijk tot en met 31 augustus 2020.

Voorwaarde is (verwacht) omzetverlies van ten minste 20%. Voor de verschillende tijdvakken van de NOW gelden net iets andere voorwaarden of clausules. Bekijk daarom de onderstaande bronnen meer exacte informatie, algemeen of per tijdvak:

 

Infographics Noodpakket rijksoverheid 1.0 en 2.0

Noodpakket visual 6 april 2020:

Vervolg noodpakket, visual 28 mei: 

Verzamelde tools NOW

De rijksoverheid heeft een visual met samenvatting NOW 2.0 gemaakt (publicatiedatum 28 mei). 

De AWVN (Algemene Werkgeversvereniging Nederland) biedt enkele middelen ter ondersteuning aanvraag NOW (publicatiedatum 13 mei).

Infographic Thuiswerken in coronatijd

Deze dagen werken veel mensen thuis door het coronavirus. Helaas is de instelbaarheid van de keukentafel of het bureau op zolder vaak niet van dezelfde kwaliteit als op de kantoorwerkplek. Het is dus behelpen, zeker met kinderen op de achtergrond. Hoe kun je toch zo gezond mogelijk thuis werken?

De (interactieve) infographic Thuiswerken in Coronatijd geeft praktische tips. 

Thuiswerken: wel of niet mogelijk en waar moet je aan denken?

Thuiswerken is het advies
Het advies van de rijksoverheid is om zo veel mogelijk thuis te werken, als een van de maatregels om de verspreiding van het coronavirus af te remmen. Veel architectenbureaus doen dat ook, zie bijvoorbeeld de interviewserie van Architectenweb waarin architectenbureaus vertellen hoe ze dat doen (Vakwerk Architecten, De Zwarte Hond, LIAG architecten, KAW, KCAP Architects, Rijnboutt, KettingHuls, XOOMlab collectief) en waarin een coach tips voor thuiswerken geeft.

Maar wat als thuiswerken (nog) niet mogelijk is? Of de periode van ‘social distancing’ nog een tijdje duurt en je op kantoor moet afspreken?
Zorg er dan voor dat je de richtlijnen opvolgt en de kans op besmetting zo klein mogelijk maakt. Werkplekken op voldoende afstand van elkaar, eventueel spreiding werkuren, alleen werken op een vaste eigen computer / aan eigen werkplek, ook bij overleg voldoende afstand houden.
Denk daarnaast aan hygiëne maatregelen; zorg bijvoorbeeld ervoor dat er voldoende zeep is en papieren handdoekjes, kijk naar het schoonmaakbeleid (vooral handgrepen/deuren etc) en communiceer daarover ook in je bureau.

Zie ook de publicatie van ArboNed: praktische gids veilig (thuis) werken 2020 in tijden van corona

Word jij ziek of heeft een huisgenoot bepaalde coronaklachten? Thuisblijven!
Uiteraard: zodra iemand ziek lijkt te worden, verschijnselen krijgt als genoemd door RIVM dan voorkom je besmetting van anderen inclusief je collega’s door thuis te blijven. Daarnaast geldt vanaf 23 maart: heeft een huisgenoot klachten die op corona kunnen wijzen als bijvoorbeeld koorts of kortademigheid, ook in dat geval blijf je thuis en werk je zo mogelijk thuis.
Ook hier is het belangrijk dat dit duidelijk wordt gecommuniceerd door de werkgever.

Inrichting thuiswerkplek
Je werkgever is er in principe verantwoordelijk voor dat jij je werk kunt doen, ook als je nu thuis moet werken. Bespreek je werkplek thuis dus met je werkgever. Als je specifieke klachten hebt of dreigt te krijgen, overleg dan met je werkgever over eventuele (additionele) voorzieningen.

Praktische tips: 

  • Overleg of je faciliteiten van het bureau tijdelijk thuis kunt gebruiken. Een bureaustoel, beeldscherm, toetsenbord, muis of koptelefoon, bijvoorbeeld.
    Lukt dat niet, dan is er misschien wel iemand in je netwerk van wie je spullen mag lenen.
  • Bij gebruik van een laptop: gebruik een losse muis en toetsenbord als je die thuis hebt of kunt lenen. Sluit deze aan op je laptop. Zet je laptop op een dik boek of pak printerpapier, zodat het beeldscherm wat hoger komt te staan en je je nek minder belast (alleen als je een losse muis en toetsenbord hebt).
  • Neem regelmatig even pauze en probeer taken af te wisselen. Wissel je houding regelmatig af, sta af en toe op. Bellen kan vaak staand in plaats van zittend. Probeer mogelijke verblinding en hinderlijke reflecties op het beeldscherm te vermijden, plaats je beeldscherm bijvoorbeeld haaks op de lichtinval.

Zie ook de infographic Thuiswerken in coronatijd.

Aanschaf van materiaal voor thuiswerkplek? Cao à la carte en/of werkkostenregeling
De cao kent een cao à la carte-regeling (artikel 28). Een werknemer kan op basis hiervan een deel van het brutosalaris voor bepaalde doelen inzetten. Daarnaast is in de werkkostenregeling de vrije ruimte voor onbelaste vergoedingen aan werknemers verruimd. De ruimte is – tijdelijk – verhoogd van 1,7% naar 3% voor de eerste €400.000 van de loonsom ( lees: het totaal aan lonen). Die extra vrije ruimte voor onbelaste vergoedingen kan gebruikt worden om kosten van thuiswerk te vergoeden ( denk aan koffie, thee limonade, internet, energie e.d. of een goeie bureaustoel en -lamp) en ook voor attenties van werkgever in de sfeer van bloemen, flesje wijn, cadeaubon). Deze maatregel staat onder punt 3 vermeld in de kamerbrief over aanvullende fiscale maatregelen in verband met de coronacrisis.

Wanneer er ruimte is in de werkkostenregeling kan op verzoek van de medezeggenschap/personeelsvertegenwoordiging of met elkaar een extra doel worden afgesproken. Via deze constructie betaalt de werknemer geen inkomstenbelasting en premies over zijn aanschaf. 

Wat zijn andere economische maatregelen dan NOW?

De rijksoverheid biedt op deze webpagina een totaaloverzicht van financiële regelingen, waar per regeling meer informatie te vinden is. 
Daaruit lichten we hier twee maatregelen toe: 

Uitstel belastingbetaling
Getroffen ondernemers (ook zzp’ers) kunnen eenvoudiger uitstel van belasting aanvragen. De Belastingdienst stopt de invorderingen dan direct. Dit geldt voor de inkomsten-, vennootschaps-, loon- en omzetbelastingen (BTW). Eventuele verzuimboetes voor het niet op tijd betalen, hoeven niet te worden betaald. Het is bovendien niet nodig meteen bewijsmateriaal mee te sturen. Daar krijg je langer de tijd voor. De invorderingsrente die normaal gesproken ingaat na het verstrijken van de betalingstermijn wordt tijdelijk verlaagd naar bijna 0%. Dit geldt voor alle belastingschulden. Ook het tarief van de belastingrente gaat tijdelijk naar bijna 0%.
> meer informatie over belastingmaatregelen

Verruiming garantiefonds
Ondernemingen die problemen ondervinden bij het verkrijgen van bankleningen en bankgaranties kunnen gebruik maken van de Garantie Ondernemersfinanciering-regeling (GO). Het kabinet stelt voor het garantieplafond van de GO te verhogen van 400 miljoen naar 1,5 miljard euro.
> meer informatie over Garantie Ondernemingsfinanciering-regeling (GO)

Meer lezen?
Zie de Kamerbrief Noodpakket banen en economie van 17 maart. Voor het vervolg, zie deze pagina van de rijksoverheid over noodpakket 2.0.
En of volg de berichtgeving via het KvK coronaloket

Hoe zit het met ziek worden, quarantaine, uit voorzorg thuisblijven en verlof?

Overleg en neem elkaar serieus
Allerlei mogelijke situaties kunnen zich gaan voordoen. Het is vooral belangrijk dat de werkgever en medewerkers met elkaar in gesprek blijven over de mogelijkheden en onmogelijkheden. Neem als werkgever zorg en aarzelingen serieus, zoek met elkaar naar oplossingen, maatwerk wellicht, in redelijkheid in ieder geval. Redelijkheid van twee kanten.

Wat als een werknemer ziek is of in quarantaine moet?
De gewone regels voor ‘doorbetaling loon bij ziekte’ gelden. Ook in geval van het coronavirus. Als werknemer in quarantaine moet, gaat loonbetaling door, dus ook als hij niet ziek is. Je kunt redelijkerwijs niet verwachten dat de oorzaak hiervan bij medewerker behoort. Dan geldt 100% loonbetaling.
In het geval van quarantaine maar niet ziek kan overigens wel mogelijk thuis worden gewerkt.

Wat als een werknemer uit voorzorg thuis wil blijven?
Overleg wat de angst en argumenten zijn, check of je voldoet aan de voorwaarden en attentiepunten die worden genoemd door overheid en deskundigen. Is en voelt de werkplek voor de werknemer voldoende veilig en wat kun je hier samen aan doen? Hier komt het ‘in gesprek blijven’ meteen naar voren. Als werknemer steekhoudende argumenten heeft (kinderen thuis waar voor gezorgd moet worden, bij ziekte wordt dat onmogelijk en vergelijkbare angsten), probeer dan met de middelen die er zijn tot een compromis te komen. Formeel mag werknemer niet zelf weigeren om naar het werk te gaan, als de omstandigheden in orde zijn. Maar goed werkgeverschap vraagt nu ook inlevingsvermogen en ieders verantwoordelijkheden en zorgen goed met elkaar delen. Thuiswerken is het alternatief. Als dat nu nog niet computer-/verbindingstechnisch niet kan, kan het oplossing zijn om dat zo snel mogelijk te regelen. Of bedenk alternatieve invullingen, bijvoorbeeld bij het willen voorkomen van reizen in het OV: is er een werkplek dichtbij huis te regelen?

Hoe zit het met sluiting school, kinderopvang en soorten verloven?

Calamiteitenverlof sluiting school?
Het calamiteitenverlof geldt alleen als de sluiting van een school niet van te voren is aangekondigd en er geen oppas geregeld kan worden. Dat is doorgaans niet het geval in deze situatie, want de sluiting was aangekondigd (al was het kort dag).

Zorgverlof bij een ziek kind
Als een kind ziek is en jij bent de enige die ervoor kan zorgen kan kortdurend zorgverlof opgenomen worden. Het kortdurend verlof mag in totaal per kalenderjaar niet langer duren dan twee keer het aantal uren dat werknemer normaal gesproken in de week werkt. Bij kortdurend zorgverlof heeft een werknemer gedurende twee weken recht op volledige doorbetaling. Heeft werknemer na twee weken kortdurend zorgverlof (direct aansluitend of verdeeld over het kalenderjaar) meer tijd nodig om voor iemand in zijn gezin te zorgen dan zou langdurend zorgverlof een oplossing kunnen zijn. Daarvoor geldt geen automatisch recht op loondoorbetaling / betaald verlof, daarover is overleg met werkgever nodig, zie cao-artikel 39 lid 3.

Is er verlof voor opvang van een niet-ziek kind? Want het gaat nu vooral om opvang en begeleiding 
Hoe complex de wereld ook is geworden door het coronavirus, de gewone regels voor het verlof gelden vooralsnog. Dat houdt in dat je het per geval moet bekijken. Is er iemand anders die, eventueel gedeeltelijk, de zorg voor het kind op zich kan nemen? Is de zorg/opvang door een ander niet (volledig) het geval, dan mag een werkgever een verzoek om (gedeeltelijk) kortdurend zorgverlof niet weigeren.
In situaties waar het voor het bureau heel slecht uitkomt als een werknemer niet werkt adviseren we dat werkgever en werknemer samen bespreken wat eventuele oplossingen zijn. Kan een werknemer thuis toch (deels) werken, al dan niet in flexibele werktijden. Of is het mogelijk om tijdelijk andere werkzaamheden te doen? Het kan echt met elkaar puzzelen worden, er is nu even geen eenduidige oplossing uit een regeling voor te bedenken. Belangrijk is dat gehandeld wordt op basis van goed werkgever- en werknemerschap, zoals ook in de cao als richtlijn is opgenomen.

Omzetverlies? Mogelijkheid noodmaatregel NOW
Als er door deze of andere redenen bij een bureau sprake is van omzetverlies dan kan een bureau gebruik maken van de noodmaatregel NOW (Noodmaatregel Overbrugging ten behoeve van behoud van Werkgelegenheid). Zie de FAQ over NOW en de informatie over NOW van de rijksoverheid.

Informatie voor werknemers

Rijksoverheid
Er is een webpagina met veelgestelde vragen van werknemers.

Maakt je werkgever gebruik van de NOW-maatregel? Je werkgever is verplicht de werknemers daarvan op de hoogte te stellen. De rijksoverheid heeft veelgestelde vragen van werknemers over de NOW op een rijtje gezet. 

Algemene informatie coronavirus Covid-19

RIVM
Het RIVM geeft inzicht in de situatie & aanpak in Nederland, plus antwoorden op veel vragen

Rijksoverheid
Op deze nieuwspagina staan actuele wijzigingen door het coronavirus
En er is een pagina met antwoord op veelgestelde vragen over de aanpak van het nieuwe coronavirus in Nederland.

Vanaf 11 mei geldt een stap-voor-stap versoepeling, mits het virus onder controle blijft. De basis regels blijven gelden: 1,5 m afstand, werk zo veel mogelijk thuis, handen wassen.   Na de verdere versoepeling op 1 juni is per 1 juli een vervolgstap gezet. Zie: 
> webpagina nieuwe regels per 1 juli
> infographic wat kan er vanaf 1 juli? 

coronavirus: wat kan er per 1 juliStap voor 

Informatie voor werkgevers

Er zijn diverse instanties die betrouwbare informatie geven.

Rijksoverheid 
Twee voor werkgevers relevante webpagina’s zijn:
veelgestelde vragen over het coronavirus voor werkgevers, en:
veelgestelde vragen over financiële regelingen

KvK
Het KvK-coronaloket heeft een website en telefonisch loket voor ondernemersvragen.
Je vindt hier een overzicht van financiële regelingen van de rijksoverheid.

MKB Nederland
Biedt een webpagina met veel informatie.

AWVN Algemene Werkgevers Vereniging Nederland
Biedt een overzichtspagina voor werkgevers

BNA Branchevereniging voor Nederlandse Architectenbureaus
Ook de BNA deelt nieuws over het coronavirus.

 

Is er iets geregeld voor zzp’ers die zonder werk komen?

Er is een aantal regelingen waar zzp’ers gebruik van kunnen maken.

Extra ondersteuning zelfstandig ondernemers
Zelfstandigen/zzp’ers kunnen voor een periode van drie maanden, via een versnelde procedure, aanvullende inkomensondersteuning krijgen voor levensonderhoud. Deze vult het inkomen aan tot het sociaal minimum en hoeft niet worden terugbetaald. Er is in deze tijdelijke bijstandsregeling voor zelfstandig ondernemers geen sprake van een vermogens- of partnertoets. In de gemeenten wordt met alle macht gewerkt om vanaf maandag 23 maart de aanvraagstroom te verwerken die naar verwachting meer dan 100.000 aanvragen bedraagt. Je neemt voor deze maatregel contact op met je eigen gemeente.
TOZO 2.0: de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) zou eind mei 2020 aflopen. Maar de regeling krijgt een verlenging van 4 maanden. De verlengde regeling (Tozo 2) loopt van 1 juni tot met 30 september 2020. Er zijn verschillen; er is nu bijvoorbeeld sprake van een partnerinkomenstoets.  
> meer informatie over TOZO 1.0 en 2.0

Uitstel belastingbetaling
Getroffen ondernemers inclusief zzp’ers kunnen eenvoudiger uitstel van belasting aanvragen. De Belastingdienst stopt de invorderingen dan direct. Dit geldt voor de inkomsten-, vennootschaps-, loon- en omzetbelastingen (BTW). Eventuele verzuimboetes voor het niet op tijd betalen, hoeven niet te worden betaald. Het is bovendien niet nodig meteen bewijsmateriaal mee te sturen. Daar krijg je langer de tijd voor. De invorderingsrente die normaal gesproken ingaat na het verstrijken van de betalingstermijn wordt tijdelijk verlaagd naar bijna 0%. Dit geldt voor alle belastingschulden. Ook het tarief van de belastingrente gaat tijdelijk naar bijna 0%.
Voor zzp’ers geldt dat ze recht houden op zelfstandigenaftrek als ze minder werk hebben.
> meer informatie over belastingmaatregelen

Verruiming garantiefonds
Ondernemingen die problemen ondervinden bij het verkrijgen van bankleningen en bankgaranties kunnen gebruik maken van de Garantie Ondernemersfinanciering-regeling (GO). Het kabinet stelt voor het garantieplafond van de GO te verhogen van 400 miljoen naar 1,5 miljard euro.
> meer informatie over Garantie Ondernemersfinanciering (GO-C)

Volg voor meer informatie ook het KvK-coronaloket.