Onbelaste thuiswerkvergoeding tot 2022
Vanaf 1 januari 2020 tot 1 januari 2022 is de zogeheten vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) tijdelijk vergroot van 1,7% tot 3% van de eerste €400.000 van de loonsom. Vanuit die ruimte kan een werkgever tot 31 december 2021 vergoedingen en verstrekkingen voor de werknemer onbelast geven, ook de Nibudberekening dat een werknemer gemiddeld 2 euro per dag uitgeeft aan kosten zoals water, elektriciteit, gas, koffie, thee en aanverwante consumpties.
Per 1 januari 2022 gaat de vrije ruimte in de WKR weer naar het oude niveau terug.
Thuiswerkvergoeding vanaf 2022, verankerd in belastingplan
Op 13 en 14 december stemmen Tweede en Eerste Kamer over een wetsvoorstel om vanaf 1 januari 2022 een onbelaste thuiswerkvergoeding voor werknemers in het belastingplan 2022 te verankeren.
Inmiddels is bekend dat het wetsvoorstel belastingplan 2022 is aangenomen. Daarmee mag een werkgever vanaf 1 januari 2022 werknemers die thuiswerken een onbelaste vergoeding van 2 Euro per dag geven. Dit is ter vergoeding van extra kosten van bijvoorbeeld water- en elektriciteitsgebruik, verwarming, koffie en thee en toiletpapier. De werkgever hoeft geen loonheffing te betalen over de thuiswerkvergoeding. De werkgever kan per dag óf de thuiswerkvergoeding óf de reiskostenvergoeding toekennen. Het is van belang dat er duidelijke afspraken zijn over het aantal dagen dat thuisgewerkt wordt, of dat er een duidelijk inzicht wordt verkregen in het aantal dagen dat is thuisgewerkt. Dit bevordert het correct toekennen van de juiste vergoedingen per dag.
Een werkgever is niet verplicht om een thuiswerkvergoeding te geven. Maar nu (deels) thuiswerken vaker voorkomt (voorlopig zelfs nog het dringende advies is van de rijksoverheid) is het verstrekken van de onbelaste thuiswerkvergoeding steeds meer de norm.
Overigens: een werkgever mag ook meer vergoeden maar dan zal de extra vergoeding belast worden. (Overleg in dat geval met je boekhouder.)
Ondernemers, werkenden en bedrijven kregen vanaf 2020 te maken met coronamaatregelen. Om hen te helpen, waren er verschillende steunmaatregelen tijdens de coronacrisis.
Ga naar de overzichtspagina van de rijksoverheid.
SFA verzamelt hier hulpmiddelen en handreikingen hoe architectenbureaus een veilige en gezonde werkomgeving kunnen organiseren.
1. Corona vragenlijst (pdf)
Vooruitlopend op een volledige en getoetste corona/pandemie-module binnen hét branche-instrument voor gezond en veilig werken, de RI&E Architecten, heeft SFA hier alvast een compacte corona-vragenlijst geplaatst. Met het doorlopen van de vragen kan jullie bureau zien welke maatregelen moeten worden genomen en welke zaken moeten worden vastgelegd.
NB: inmiddels is het thema epidemie/pandemie toegevoegd aan de RI&E. Dus bij het -verplicht voor elke werkgever!- doorlopen van de RI&E kom je dit vragenlijst deel vanzelf tegen.
Heb je nog geen inlogaccount? Voor architectenbureaus en andere organisaties die de cao verplicht of vrijwillig volgen is deze inlog gratis beschikbaar. Mail naar info@sfa-architecten.nl.
2. SER: handreiking Covid-19 (link)
Het coronavirus plaatst werkgevers en werknemers voor de opgave om extra maatregelen te nemen voor gezond en veilig werken. Werkgeversorganisaties VNO-NCW en MKB Nederland en vakcentrales FNV en CNV hebben gezamenlijk vanuit het SER-Arboplatform en de Stichting van de Arbeid een handreiking ontwikkeld om bedrijven daarbij te helpen. Bedrijven kunnen maatregelen uit de handreiking overnemen om het risico op besmetting met het coronavirus binnen hun bedrijven tegen te gaan.
Op de SER-website vind je de eerste versie van de handreiking, bepaalde onderdelen zullen nog verder worden geconcretiseerd.
3. WHO: Instructie handen wassen (pdf)
Handen schoonmaken of wassen geldt als een basale maar belangrijke hygiëneregel. Bovenstaande visuele instructie van de wereld gezondheidsorganisatie WHO kun je printen en in je bureau ophangen, als reminder voor het geregeld en op de juiste manier handen wassen.
4. NEN normen coronaproof kantoor (gratis)
Normeringsinstituut NEN heeft gratis te downloaden normen gepubliceerd voor de inrichting van werkplekken die coronaproof zijn. Het navolgen van deze tijdelijke ‘NEN-spec Ergonomie’ is niet verplicht. Voorlopig is hij zes maanden geldig en het NEN stelt hem te zullen actualiseren als er nieuwe inzichten of ontwikkelingen zijn.
Hoe kunnen werkgever en werknemers omgaan met verlof als er sprake is van een epidemie? De regels zijn niet veranderd, de omstandigheden wel. Werkgever en werknemers kunnen daar verschillend naar kijken. Belangrijkste uitgangspunt is dat in onduidelijke situaties redelijkheid en billijkheid de basis vormen om er samen uit te komen. In deze ’terra incognita’ is het samen -digitaal- om de tafel gaan essentieel.
Mogelijkheden en gespreksonderwerpen zijn geschetst in de nieuwsbrief verlof tijdens de coronacrisis (verstuurd in begin van de coronacrisis).
Wat betreft feestdagen als bv Koningsdag geldt: ook al is er geen georganiseerd feest of evenement, feestdagen zijn in de cao vastgelegd als vrije dagen met salarisdoorbetaling. Dus geen feest, wel vrij.
Zie voor een volledig overzicht van de feestdagen waarvoor -als ze op een weekdag vallen- salarisdoorbetaling geldt:
FAQ Wat zijn de feestdagen in 2022?
Deze dagen werken veel mensen thuis door het coronavirus. Helaas is de instelbaarheid van de keukentafel of het bureau op zolder vaak niet van dezelfde kwaliteit als op de kantoorwerkplek. Het is dus behelpen, zeker met kinderen op de achtergrond. Hoe kun je toch zo gezond mogelijk thuis werken?
De (interactieve) infographic Thuiswerken in Coronatijd geeft praktische tips. Deze infographic is vooral praktisch van aard en gericht op de lichamelijke gezondheid.
In oktober 2020 heeft de rijksoverheid een lijst opgesteld met tips voor zowel de lichamelijke als de mentale gezondheid.
Kijk voor adviezen ook op het Arboportaal.nl.
Tips over -vitaal- thuiswerken, al dan niet in quarantaine maar ook tips voor leidinggeven op afstand vind je verder op Rijksoverheid.nl/thuiswerken.
Thuiswerken als advies
Het advies van de rijksoverheid was om zo veel mogelijk thuis te werken, als een van de maatregels om de verspreiding van het coronavirus af te remmen. Veel architectenbureaus deden dat ook, zie bijvoorbeeld de interviewserie van Architectenweb (Vakwerk Architecten, De Zwarte Hond, LIAG architecten, KAW, KCAP Architects, Rijnboutt, KettingHuls, XOOMlab collectief) en waarin een coach tips voor thuiswerken geeft.
Maar wat als het virus weer oplaait en thuiswerken (nog) niet mogelijk is? Of de periode van ‘social distancing’ nog een tijdje duurt en je op kantoor moet afspreken?
Zorg er dan voor dat je de richtlijnen opvolgt en de kans op besmetting zo klein mogelijk maakt. Werkplekken op voldoende afstand van elkaar, eventueel spreiding werkuren, alleen werken op een vaste eigen computer / aan eigen werkplek, ook bij overleg voldoende afstand houden.
Denk daarnaast aan hygiëne maatregelen; zorg bijvoorbeeld ervoor dat er voldoende zeep is en papieren handdoekjes, kijk naar het schoonmaakbeleid (vooral handgrepen/deuren etc) en communiceer daarover ook in je bureau.
Zie ook de publicatie van ArboNed: praktische gids veilig (thuis) werken 2020 in tijden van corona.
Word jij ziek of heeft een huisgenoot bepaalde coronaklachten? Thuisblijven!
Uiteraard: zodra iemand ziek lijkt te worden, verschijnselen krijgt als genoemd door RIVM dan voorkom je besmetting van anderen inclusief je collega’s door thuis te blijven. Daarnaast geldt: heeft een huisgenoot klachten die op corona kunnen wijzen als bijvoorbeeld koorts of kortademigheid, ook in dat geval blijf je thuis en werk je zo mogelijk thuis.
Ook hier is het belangrijk dat dit duidelijk wordt gecommuniceerd door de werkgever.
Inrichting thuiswerkplek
Je werkgever is er in principe verantwoordelijk voor dat jij je werk kunt doen, ook als je nu thuis moet werken. Bespreek je werkplek thuis dus met je werkgever. Als je specifieke klachten hebt of dreigt te krijgen, overleg dan met je werkgever over eventuele (additionele) voorzieningen.
Praktische tips:
- Overleg of je faciliteiten van het bureau tijdelijk thuis kunt gebruiken. Een bureaustoel, beeldscherm, toetsenbord, muis of koptelefoon, bijvoorbeeld.
Lukt dat niet, dan is er misschien wel iemand in je netwerk van wie je spullen mag lenen.
- Bij gebruik van een laptop: gebruik een losse muis en toetsenbord als je die thuis hebt of kunt lenen. Sluit deze aan op je laptop. Zet je laptop op een dik boek of pak printerpapier, zodat het beeldscherm wat hoger komt te staan en je je nek minder belast (alleen als je een losse muis en toetsenbord hebt).
- Neem regelmatig even pauze en probeer taken af te wisselen. Wissel je houding regelmatig af, sta af en toe op. Bellen kan vaak staand in plaats van zittend. Probeer mogelijke verblinding en hinderlijke reflecties op het beeldscherm te vermijden, plaats je beeldscherm bijvoorbeeld haaks op de lichtinval.
Zie ook de infographic Thuiswerken in coronatijd.
Leg afspraken vast
Voor het vastleggen van afspraken over thuiswerken kun je gebruik maken van de model thuiswerkovereenkomst.
Overleg en neem elkaar serieus
Allerlei mogelijke situaties kunnen zich gaan voordoen. Het is vooral belangrijk dat de werkgever en medewerkers met elkaar in gesprek blijven over de mogelijkheden en onmogelijkheden. Neem als werkgever zorg en aarzelingen serieus, zoek met elkaar naar oplossingen, maatwerk wellicht, in redelijkheid in ieder geval. Redelijkheid van twee kanten.
Wat als een werknemer ziek is of in quarantaine moet?
De gewone regels voor ‘doorbetaling loon bij ziekte’ gelden. Ook in geval van het coronavirus. Als werknemer in quarantaine moet, gaat loonbetaling door, dus ook als hij niet ziek is. Je kunt redelijkerwijs niet verwachten dat de oorzaak hiervan bij medewerker behoort. Dan geldt 100% loonbetaling.
In het geval van quarantaine maar niet ziek kan overigens wel mogelijk thuis worden gewerkt.
Wat als een werknemer uit voorzorg thuis wil blijven?
Overleg wat de angst en argumenten zijn, check of je voldoet aan de voorwaarden en attentiepunten die worden genoemd door overheid en deskundigen. Is en voelt de werkplek voor de werknemer voldoende veilig en wat kun je hier samen aan doen? Hier komt het ‘in gesprek blijven’ meteen naar voren. Als werknemer steekhoudende argumenten heeft (kinderen thuis waar voor gezorgd moet worden, bij ziekte wordt dat onmogelijk en vergelijkbare angsten), probeer dan met de middelen die er zijn tot een compromis te komen. Formeel mag werknemer niet zelf weigeren om naar het werk te gaan, als de omstandigheden in orde zijn. Maar goed werkgeverschap vraagt nu ook inlevingsvermogen en ieders verantwoordelijkheden en zorgen goed met elkaar delen. Thuiswerken is het alternatief. Als dat nu nog niet computer-/verbindingstechnisch niet kan, kan het oplossing zijn om dat zo snel mogelijk te regelen. Of bedenk alternatieve invullingen, bijvoorbeeld bij het willen voorkomen van reizen in het OV: is er een werkplek dichtbij huis te regelen?
Calamiteitenverlof sluiting school?
Het calamiteitenverlof geldt alleen als de sluiting van een school niet van te voren is aangekondigd en er geen oppas geregeld kan worden. Dat is doorgaans niet het geval in deze situatie, want de sluiting was aangekondigd (al was het kort dag).
Zorgverlof bij een ziek kind
Als een kind ziek is en jij bent de enige die ervoor kan zorgen kan kortdurend zorgverlof opgenomen worden. Het kortdurend verlof mag in totaal per kalenderjaar niet langer duren dan twee keer het aantal uren dat werknemer normaal gesproken in de week werkt. Bij kortdurend zorgverlof heeft een werknemer gedurende twee weken recht op volledige doorbetaling. Heeft werknemer na twee weken kortdurend zorgverlof (direct aansluitend of verdeeld over het kalenderjaar) meer tijd nodig om voor iemand in zijn gezin te zorgen dan zou langdurend zorgverlof een oplossing kunnen zijn. Daarvoor geldt geen automatisch recht op loondoorbetaling / betaald verlof, daarover is overleg met werkgever nodig, zie cao-artikel 39 lid 3.
Is er verlof voor opvang van een niet-ziek kind? Want het gaat nu vooral om opvang en begeleiding
Hoe complex de wereld ook is geworden door het coronavirus, de gewone regels voor het verlof gelden vooralsnog. Dat houdt in dat je het per geval moet bekijken. Is er iemand anders die, eventueel gedeeltelijk, de zorg voor het kind op zich kan nemen? Is de zorg/opvang door een ander niet (volledig) het geval, dan mag een werkgever een verzoek om (gedeeltelijk) kortdurend zorgverlof niet weigeren.
In situaties waar het voor het bureau heel slecht uitkomt als een werknemer niet werkt adviseren we dat werkgever en werknemer samen bespreken wat eventuele oplossingen zijn. Kan een werknemer thuis toch (deels) werken, al dan niet in flexibele werktijden. Of is het mogelijk om tijdelijk andere werkzaamheden te doen? Het kan echt met elkaar puzzelen worden, er is nu even geen eenduidige oplossing uit een regeling voor te bedenken. Belangrijk is dat gehandeld wordt op basis van goed werkgever- en werknemerschap, zoals ook in de cao als richtlijn is opgenomen.
Er is een webpagina van de rijksoverheid met informatie voor werknemers. Het thuiswerkadvies in verband met de coronapandemie is vervallen. Het kabinet roept werkgevers op om met werknemers afspraken te maken om hybride werken blijvend te stimuleren. Een werkgever moet voor thuiswerkers zorgen voor een goede en veilige werkplek. Dat is de zorgplicht van de werkgever. De werkgever bekijkt per werknemer welke gebruikersvoorwerpen, technische systemen en taken nodig zijn om goed en veilig thuis te werken.
NB: dit is ook een onderdeel in de RI&E (risico-inventarisatie & -evaluatie) die elke werkgever op grond van de Arbowet moet doorlopen.
RIVM
Het RIVM geeft inzicht in de situatie & aanpak in Nederland, plus antwoorden op veel vragen.
Rijksoverheid
Via het Corona dashboard is het mogelijk om de landelijke en regionale verspreiding van het virus te volgen.
Hoe te handelen vind je op de overzichtspagina aanpak en maatregelen van de rijksoverheid.
Er is ook een pagina waar de maatregelen (uit de persconferenties) in eenvoudige taal worden samengevat.
Er zijn diverse instanties die betrouwbare informatie geven.
Rijksoverheid: veelgestelde vragen over financiële regelingen
AWVN: coronanieuws, toelichtingen, overzicht blogs arbeidsrecht uit 2021 en 2022
KvK: KvK-coronaloket, website en telefonisch loket voor ondernemersvragen.
