Effectiever en efficiënter vergaderen

Beschrijving
Vergaderen doe je om samen ideeën te ontwikkelen, meningen te vormen, besluiten te nemen, draagvlak te creëren, te professionaliseren, etc. Vergaderingen kunnen veel tijd kosten, terwijl het gewenste resultaat niet altijd wordt bereikt. Voor sommige deelnemers kosten vergaderingen alleen maar tijd en energie en verhogen frustratie en leveren ze niets op. Ga na of alle vergaderingen wel nodig zijn en hoe ze beter kunnen worden uitgevoerd.

Voor wie?
Voor wie effectief en efficiënt wil vergaderen en zo de doelen in relatief weinig tijd wil behalen.

Normen
De werkgever moet beleid voeren om de psychosociale arbeidsbelasting (waaronder werkdruk) te voorkomen of, waar dat niet mogelijk is, te beperken.
Arbowet artikel 3.2Arbobesluit artikel 2.15

Tips
Medewerker:

  • Welke (delen van) vergaderingen helpen u bij uw werk? Wanneer wordt u onrustig omdat er nog zoveel werk op uw bureau ligt? Wat mist u nog in overleg? Wanneer wordt u geboeid?
    Geef specifieke feedback aan uw leidinggevende over hoe je de vergaderingen ervaart.
  • Kijk eens kritisch naar uw eigen rol in vergaderingen. Bereidt u vergaderingen goed voor? Voert u afspraken voor de volgende vergadering uit? Lukt het u om evenwicht te vinden in luisteren en het inbrengen van eigen punten? Wat kunt u doen om de vergaderingen effectiever en efficiënter te laten verlopen?
  • Zorg dat ook uw collega’s punten inbrengen die iedereen aangaan. Zo voorkomt u dat er een ‘spreekbuis’ komt en blijft iedereen tijdens de vergadering alert.

Leidinggevende:

  • Stel, u zou de helft van jullie vergaderingen afschaffen en de andere vergaderingen in de helft van de tijd gaan doen. Welke vergaderingen en onderwerpen zou u schrappen? Wat is er nodig om minder en toch goed te vergaderen?
  • Stel, u zou twee maal zoveel vergaderingen inplannen en ze twee keer zo lang laten duren. Wat zou u kunnen bereiken wat nu niet lukt? Waar zou u meer tijd aan willen besteden?
  • Zorg er met de manier van vergaderen zoveel mogelijk voor dat medewerkers actief zijn en invloed hebben op besluiten die in de vergadering genomen worden.Zowel bij het inbrengen van ideeën en voorstellen als bij de besluitvorming.
  • Ga na wat er in de voorbereiding, uitvoering en afhandeling van vergaderingen beter kan om gericht tot acties te komen.

Meer weten?

Wat levert het op?

  • Vergaderingen die snel en daadkrachtig verlopen, leveren tijdwinst op.
  • Medewerkers die actief aan de vergadering deelnemen hebben invloed op hun werk. Zo betekent efficiënter en effectiever vergaderen minder werkdruk en meer productiviteit.
  • Constructieve vergaderingen leiden ook tot meer werkplezier.